Теперь, Сергей, поговорим
О входном контроле
Входному контролю поступающей в отдел документации предшествует работа с заказчиками (хотя бы постоянными). А этой работе предшествует создание стандартов предприятия на входящую документацию. Ведь нельзя требовать от заказчика соблюдения тех правил, которые туманны для самого.
Поэтому необходимы Стандарты предприятия. Касаемо Вашего, Сергей, отдела — это в первую очередь:
1. Стандарты на сырьё, материалы и комплектующие
2. Стандарты на технологические процессы
3. Стандарты документооборота
Возможно, также вашему отделу необходимы и иные специфические Стандарты, но остановимся пока на вышеприведенных.
• Стандарты на сырьё, материалы и комплектующие
Во-первых, это единообразные названия материалов и комплектующих.
С заказчиком необходимо разговаривать на одном языке, либо иметь «переводчика» — Стандарт.
Что этот стандарт собой представляет? Это каталог (образцы) используемых материалов, стандартных изделий, деталей и комплектующих с однозначными наименованиями (буквенно-цифровыми кодами).
Так, например, это
Справочник материалов (образцы) текстур ЛДСтП и соответствующие этим текстурам кромки. И у вас в отделе, и в отделе снабжения и у кладовщика, и у заказчика есть подписанные образцы — это очень облегчает общение. И заказчик нам не говорит, что ему надо «орех светлый», а указывает точно, что это ЛДСтП 18 Орех D375SE с кромкой ПВХ 22-2 Орех светлый 4163. Организовывается это электронными каталогами (карточками материалов) и(или) «веерами» образцов.
Карточка на материал (может выглядеть так. В приложении)
Для каждого производственного подразделения или заказчика, соответственно выбираются необходимые сведения из этой полной карточки на данный материал.
Так для снабженца важны стоимость, реквизиты поставщика, вес, сроки поставки, минимальная партия и т.д. Для конструктора-технолога: отклонения, например, по толщине плиты, прочностные показатели, коэффициент технологических отходов и потерь. Для приёмщика на складе — образец, размеры, вес…
Для дилера же из салона достаточно, например, образца с наклеенным на нём микросправочником, где указано, что эта ЛДСтП доступна в толщинах 10, 12, 16, 18, 22, 32, и 36 мм, а максимально из неё можно сделать деталь 2770х2040 мм. Кроме того в этом наклеенном микросправочнике отсылка на правильное название и доступность меламиновой кромки и кромки ПВХ к данному образцу, а также соответствующей марке постформируемого пластика. Ведь бывает так, что текстура ДСтП есть, а ПВХ кромка цвет в цвет или необходимой ширины не доступна и пластика в цвет не выпускается.
Те же «справочники» по ДВП, МДФ, ХДФ, пластику, стеклу, алюминиевому профилю, искусственному камню, фасадам, и другим применяемым у вас на производстве материалам.
Справочники фурнитуры и комплектующих: к самым ходовым подписанным (с приклеенным ярлыком, с ярлыком на ниточке) образцам постоянному заказчику даём электронные копии своего внутреннего каталога. Как что называется, в каких цветах доступно, основные характеристики (сколько можно нагрузить на направляющие и прочие ограничения). Здесь как и в остальных справочниках – главное единообразие в названиях, чтобы с заказчиком не было «как бывает»:
— … И ещё попрошу Вас на фасады цыцки приклеить…
— Какие-такие «цыцки»?
— Да силиконовые буфера такие, что по сто штук на листике…
— Амортизаторы силиконовые самоклеющиеся, что ли?
— Да, цыцки такие прозрачные, с обратной стороны двери клеют, чтоб не хлопали… Да — ещё: еврики — заткните пуклями…
Карточка на комплектующие (может выглядеть так. В приложении)
Что в общем и целом даёт стандарт по материалам и комплектующим. Единые названия, информационную полноту, экономическую и технологическую прозрачность. Как следствие: снижение уровня ошибок во всех подразделениях от приёма заказов и отдела снабжения до монтажников и понимания экономики принимаемых решений.
Кроме того, соблюдение этих стандартов повышают скорость вхождения новых сотрудников (дилеров) в «кухню» предприятия, не позволяют «темнить» некоторым «большим спецам» (кстати, введению системы Стандартов больше всего сопротивляются «большие спецы по ловле рыбки в мутной воде" — это как тест. Заодно, Сергей, и предупреждение — если Вы решитесь на введение, то услышите от них немало «визга»: «это долго, это сложно, это ничего не даст». Помнится , один снабженец, чуть не с плачем заполнял карточку в части реквизитов поставщиков: «Так что теперь, когда будет порядок и всем всё известно — я буду не нужен?!»)
О стандартах на технологические процессы и документооборот продолжу в следующий раз.