О Стандарте документооборота
В некоторой части, Сергей, Вы его уже привели, точнее - в части выходной документации. У вас это:
Цитата:
Сообщение от Сергей Валерьевич
Документация от технолога поступает следующим подразделениям:
- снабжение 1чел. (спецификации на материалы и фурнитуру через 1С, заявки на заказные позиции (пескоструй, декоративные панели...))
- склад материалов 1 чел. (карты раскроя)
- раскрой 2 бригады по 2 чел. (карты раскроя, пока в бумажном виде)
- кромкооблицовка 2 чел. (спецификацию деталей, и чертежи на детали не прямоугольной формы)
- присадка 2 бригады по 2 чел.( те же документы что и кромка облицовка + УП для чпу через сервак)
- сборка фасадов 2 бригады по 2чел. ( общий чертеж фасадов + спецификация на комплектующие)
- упаковка (хз) чел. ( спецификация деталей)
- склад фурнитуры 1 чел ( те же документы что и снабжение через 1с)
- сборщики (установщики) (схема сборки и спецификация на детали)
|
Полагаю, у Вас уже есть внутренние стандарты на эту документацию или стандарты заданные используемым программным обеспечением.
Несколько слов о них для полноты картины: в стандартах на выходную документацию описывается комплект исходящих документов и требования к исходящим документам.
Комплект состоит из таких-то и таких-то документов (пример приведен выше).
Исходящий документ в Отдел снабжения должен быть заполнен по такой-то форме, например:
1. Кому - От кого - № исходящего - Дата
2. Название документа
3. № заказа - Название заказа - Заказчик - Срок монтажа
5. Заказная позиция - Параметры - Единица измерения - Количество
... и т.д.
n. ФИО Конструктора-технолога, ведущего данный заказ, подпись
Кроме того, в стандарте указать, что с подготовленным документом делать: распечатать 3 раза, подписать адреса и доставить через курьера; зайти к снабженцам и покласть Иванычу на ближний от окна угол стола, послать файл по такому-то электронному адресу или в папку на сервак; отдать начальнику отдела на проверку...
Поскольку документооборот КТО является частью документооборота всего предприятия, то необходимо также стандартизировать и входную документацию: создать бланки, шаблоны, определить от кого, кем и в каком порядке принимаются документы в вашем отделе.
Здесь кроме создания форм, необходимо проводить работу с подразделениями от которых КТО получает документы (объяснять, согласовывать: как удобнее, быстрее, понятнее, обучать и совершенствовать взаимодействие), либо, если это невозможно (например с разовыми заказчиками) самим проводить работу по приведению информации к формальному виду (то чем у Сергея и занимается специально выделенный человек).
Пример бланка заказа (для дилера, салона) при работе по "Каталогу кухонь предприятия" в приложении.
Формализация входящей документации, стандарта на документооборот вообще, имеет всё те же цели - скорость обработки, единообразие, уменьшение ошибок.
Этот стандарт - как знание каждым солдатом своего манёвра. Не позволяет упустить что-то важное (от-же, блин, всё спросил, а про ручки: хром или золото – забыл), и прочие радости (задал умные вопросы (глядя в бланк
) - получил умные ответы, снабженец не прибежал: «Отослал заявку по факсу, ё-твоё - а там единицы измерения не были проставлены – они нам 2 вагона крючков и прислали – иди разгружай!»).
Продолжение будет.