Организация работы офиса мебельного производства
 

Всем доброго времени суток! Буду благодарен, если с помощью участников форума найду ответы на вопросы по организации работы офиса.
Нашему производству три года, и как обычно бывает начинали работать с ручного инструмента и площади 150м.кв.. Сейчас же 2000м.кв. серьёзное оборудование и мощные станки, в инете мы всегда на первой странице. Но с расширением приходиться увеличивать штат офиса и цеха, и найти сотрудников, мыслящих и желанием работать, всё сложнее. К стати с рабочими в цеху и монтажниками проблем практически нет, просто молодцы, и инициативу сами проявляют, и пока работу не закончат не расходятся.....
А вот рыба гниёт с головы, я имею сотрудников офиса.
Например заказ отгружается, а менеджер случайно узнаёт от снабженца, что стёкла на этот заказ будут только через неделю, т.е. они не вовремя были заказаны. Начальник производства об этом знал, но просто забыл и теперь пожимает плечами. А заказчик ждёт свою мебель в обозначенные сроки по договору и уверен что всё хорошо после того, как менеджер отзвонился и сказал, что мебель готова в полном объёме. И так всегда! Приходиться самому держать всех на контроле, но тогда мне не то что отпуск на две недели, а с понедельника по понедельник приходиться находиться на производстве. Да и, зарплаты у всех достойные.
Вообщем вопросов очень много! А ответов нет.
Надеюсь, что в ходе общения с Вами появятся какие-нибудь решения.

Вообще, при достаточных обьемах, должен быть спец человек. Должность называется "менеджер-координатор". В его обязанности входит:
- логистика
- общение с заказчиками насчет доставки
- отслеживание и координирование работы всех служб (снабжение, цех и т.д.) с тем, что бы заказ ушел вовремя и в полном обьеме.
- подгонять всех "нерасторопных"

Актуальное решение ввести систему штрафов, если не понимают по человечиски. Другого пути при достойной зарплате пока не продуманно(
Когда обнаружат по заработной плате минуса, начнут соображать. Опыт такой был, приходим с хозяином на торговую точку, а менеджера нет...5-20 минут ждём..нету. Он не долго думая пишет на листочке -3000руб и уходим.Вопрос исчерпан

Не могу не согласиться со Sborchik! Но такого человека мы ищем 1,5 года. И дело не в оплате, а в личных и профессиональных качествах человека. Из своих сотрудников на эту должность ставить некого.
Поэтому разделили обязанности:
1. Офис-менеджер обзванивает заказчиков.
2.Нач. пр-ва распределяет работу в цеху, согласно срокам в договорах и опираясь на инфо. от офис-менеджера.
3. Снабжение распределяет а/тр с учётом закупок.
Но снабжение не понимает как это делать (толи специально, толи искренне).
А пока отвечал, вот Вам живой пример: Доставка заказа должна быть через пять дней. Заходит кромщик и говорит, что ему не чем кромить. На что снабженец отвечает, что кромку перестали выпускать и больше её не будет. Так почему нельзя было решить этот вопрос две недели назад, созвониться с дизайнером, что бы тот обсудил другой цвет кромки с заказчиком. А теперь заказ просрочен.
А вот штрафы проходили. Премировали-не помогает. Наказывали-тоже не помогает.
Что-то есть другое, что движет людьми.
Должна бить ответственность, а как её привить................?
Как создать рабочее настроение.................?

Как вариант:
Создается файл в ексель (менеджером проекта) - "бегунок" по проекту.
В котором должны ставится отметки о проделанной работе всеми службами.
Снабженец - все заказал, сроки такие то..
Дизайнер - все утвердили, сроки сдачи такие то...
И вы контролируете весь процесс...

Зарплату нужно делать "достойную" исключительно работе, а не "достойную" саму по себе.
Вы видимо пропустили слово " ввиду" ;) ? А в остальном не обижайтесь: это правда - рыба гниёт с головы - когда у меня что-от в компании не так, то я первым делом примеряю эту поговорку к себе :D. Если кто-то что-то систематически делает не так, то виноват в этом в первую очередь я - допустивший такую ситуацию *PARDON*.

Как так не помогает? Легко соглашаются получать уменьшенные зарплаты? Для меня например всегда было сложным штрафовать людей. Для этого лично мне нужно распределение обязанностей на хорошего и плохого начальника.

И как крутой вариант - WorkFlow система. Например, на базе 1С.

Вопрос руководителю. Как организован процесс заказа стекла? Есть ли определенный алгоритм этой процедуры? У нас к примеру, проектировщик после создания чертежей, распечатывает спецификацию на стекло и передаёт её снабженцу. Который связывается со стеколсервисом и делает заказ, о чем делается запись в ТАБЕЛЕ с отметкой когда, куда, какое, кто и дату готовности.

Проблема давно решена.
Всё работает как часы.
Люди у нас точно такие же, как и Вас.

Проблема в системе документооборота. Вернее, в её отсутствии у Вас на предприятии.


Решается просто. Собираются руководители всех подразделений и поехали создавать систему документооборота.

• Выписываются по пунктам весь путь заказа. Определяется ответственный за каждый пункт (работник).
• Определяется какие действия и в какие сроки он должен предпринять по этому пункту.
• Определяется необходимые для выполнения данного пункта рабочие инструменты (компьютер, телефон, автомобиль, отвёртка) и информационное обеспечение ("базис-мебельщик", справочник, каталог, инструкция по технике безопасности).
• Определяется кому и какой документ передаётся по выполнению данного пункта.
• Определяется как в какой отчёт вносится отметка об исполнении данного пункта.

а) Пришёл (позвонил потенциальный заказчик). Кто подымает трубку, что говорит (перечень типичных действий), какой документ А (записку, файл) по этому пловоду (открытию заказа) готовит и кому передаёт. (И никаких передач на словах! - только документ. Дата, от кого, кому, подпись)
б)... кто берёт документ А, какой на его основании документ Б готовит и кому передаёт документ Б...
в)... документ В
...
ю) Заказчик подписал акт приёма работ (документ Ю) и внёс окончательную сумму. Кто и как делает документ Я о закрытии заказа и в каком отчёте.


Что касается конкретно снабженца-размандяя. То опять же дело не в человеке и его стимулировании, а в нечётко поставленных задачах.

У нас, например, вот такой документ (см. во вложении). И пока снабженец не заполнит напротив каждой позиции данные Отдела снабжения - Где, кем и когда заказан, (№ исх. и № вх.), заказ не уходит в работу.
Потому как если вместо тандембоксов Блюм доступны только хренабоксы Шкрям, то там и раскрой другой и присадка другая и донья другой толщины. А заказчику может принципиально именно Блюм и он готов подождать 40 дней, или не принципиально, лишь бы к дню рождения тёщи.

И вопрос исчерпан. Время на заполнения формы снабженцем - день, два. Да, да, нет-нет. Двигаем сроки, меняем фурнитуру, материал, пересогласовываем. Но заказ никогда не двигается в цех без ясной картины по снабжению.

Да бывают аварийные случаи, но это уже форс-мажор и в том и искусство снабжения, что всегда надо иметь альтернативных поставщиков и ориентироваться в сроках, ценах, минимальных партиях, знать что чем можно заменить, но это отдельная тема по организации ОМТС.